The Royal Academies for Sciences and the Art of Belgium (RASAB) - Statuten
TITEL I. - Naam - zetel - doel
ART. 1. De vereniging is opgericht als een vereniging zonder winstoogmerk
De naam van de vereniging is: "The Royal Academies for Science and the Arts of Belgium" afgekort RASAB.
Alle akten, aankondigingen, publicaties, briefwisseling, websites en andere documenten, in elektronische of niet-elektronische vorm, uitgaande van de vereniging moeten haar naam vermelden, onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden "vereniging zonder winstoogmerk" of het acroniem "v.z.w.", het ondernemings-nummer en het adres van de hoofdzetel.
ART. 2. De maatschappelijke zetel is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in het Paleis der Academiën, Hertogsstraat 1, te 1000 Brussel, gelegen in het gerechtelijk arrondissement Brussel. De zetel kan overgebracht worden naar een andere plaats door een beslissing van de algemene vergadering.
ART. 3. De vereniging is opgericht voor onbeperkte duur.
ART. 4. De vereniging heeft tot belangloos doel de nationale en internationale activiteiten te coördineren waarvoor de " Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten " (K.V.A.B.) en de " Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique " (A.R.B.), (hierna afzonderlijk te noemen “de Academie” of gezamenlijk “de Academies”), een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben.
Om haar maatschappelijk doel te verwezenlijken, kan de vereniging in het bijzonder de volgende activiteiten uitoefenen:
- het coördineren of zonodig organiseren van nationale overlegorganen, zoals de Nationale Comités,
- het betalen van de lidgelden voor internationale instellingen waarvan beide Academiën lid zijn,
- het verstrekken van middelen voor de aanwezigheid van Belgische vertegenwoordigers op de algemene vergaderingen van deze internationale instellingen en op de andere vergaderingen, waar hun aanwezigheid vereist is wegens het lidmaatschap van België bij deze organisaties,
- de vertegenwoordiging van België in die internationale wetenschappelijke, artistieke en culturele instellingen waar de K.V.A.B. en de A.R.B. lid van zijn en die slechts één vertegenwoordiger per land aanvaarden,
- het betoelagen van de instellingen onder het toezicht van beide Academiën,
- het uitvoeren van opdrachten waarvoor beide Academiën instaan.
ART. 5. De middelen van de vereniging bestaan uit toelagen van de federale overheid en van andere instellingen die de vereniging steunen bij het nastreven van haar maatschappelijk doel. De vereniging is slechts gehouden de taken aangeduid in artikelen 4 en 22 te vervullen in de mate dat haar middelen dit toelaten.
TITEL II. - Leden
ART. 6. De vereniging bestaat uit tenminste tien leden, zijnde de beide voorzitters, de vast secretarissen en minstens één vertegenwoordiger van iedere Klasse van beide Academiën. Er zullen steeds evenveel leden zijn van de K.V.A.B. als van de A.R.B.
De raad van bestuur houdt op de zetel van de vereniging een ledenregister bij. Hij kan besluiten dat het register in elektronische vorm wordt bijgehouden.
De raad van bestuur schrijft alle beslissingen tot toelating, ontslag of uitsluiting van leden binnen acht dagen na kennisname van de beslissing in het register in.
ART. 7. De kandidaat-leden dienen gewoon lid of geassocieerd lid te zijn van een van beide Academiën. Samen vormen zij de algemene vergadering.
ART. 8. In het geval dat een van de leden overlijdt of op een andere manier ophoudt lid te zijn van de Academie die hij vertegenwoordigt, wordt hij onmiddellijk vervangen, volgens het geval, door de dienstdoende voorzitter of vast secretaris, of door een nieuwe vertegenwoordiger van de Klasse die hij vertegenwoordigt.
Het staat de leden te allen tijde vrij om zich uit de vereniging terug te trekken door hun ontslag schriftelijk aan de raad van bestuur te sturen.
Een lid dat zich schuldig maakt aan overtredingen van de statuten van de vereniging, die ernstige morele of materiële schade veroorzaakt of zich door zijn gedrag ongewenst maakt, kan worden uitgesloten bij besluit van de algemene vergadering.
De uitsluiting van een lid wordt in de uitnodiging aangegeven. Het wordt uitgesproken als ten minste twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is en als de beslissing twee derde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden krijgt. Het met uitsluiting bedreigde lid wordt per aangetekende brief, fax of e-mail opgeroepen naar de algemene vergadering om in zijn toelichting te worden gehoord. Bedoelde vergadering beslist, ook al heeft betrokkene niet op deze oproeping gereageerd.
Het uittredend of uitgesloten lid en de begunstigden van een uittredend, uitgesloten of overleden lid hebben geen recht op het vermogen van de vereniging.
TITEL III. - Algemene vergadering
ART. 9. De algemene vergadering is samengesteld uit alle werkende leden, die elk over een stem beschikken.
Zij wordt door de Raad van Bestuur minstens een keer per jaar samengeroepen, in elk geval in de loop van de maand mei.
De algemene vergadering zal bovendien kunnen bijeengeroepen worden op verzoek van de voorzitter en de vast secretaris van een van de Academiën, of op verzoek van een vijfde van de leden.
De oproeping dient de leden ten minste vijftien dagen voor de vergadering te bereiken.
Het bestuur kan de leden de mogelijkheid bieden om vanop afstand deel te nemen aan de algemene vergadering met behulp van een door de vereniging ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. Met betrekking tot het naleven van de quorum- en meerderheidsvoorwaarden worden leden die op deze wijze aan de algemene vergadering deelnemen, geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden.
De vereniging moet via de gebruikte elektronische communicatiemiddelen controle kunnen uitoefenen op de hoedanigheid en identiteit van de leden.
De elektronische communicatiemiddelen moeten de leden in ieder geval in staat stellen om op directe, gelijktijdige en continue wijze kennis te nemen van de beraadslagingen binnen de vergadering en hun stemrecht uit te oefenen over alle punten waarover de vergadering wordt bijeengeroepen. Het elektronische communicatiemiddel moet leden ook de mogelijkheid bieden om aan de beraadslaging deel te nemen en vragen te stellen.
De uitnodiging voor de algemene vergadering bevat een duidelijke en nauwkeurige beschrijving van de procedures met betrekking tot deelname vanop afstand.
In de notulen van de algemene vergadering worden mogelijke technische problemen en incidenten vermeld die deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering of aan de stemming hebben verhinderd of verstoord.
Leden van het algemene vergaderingsbureau kunnen niet elektronisch aan deze vergadering deelnemen.
Het bureau van de algemene vergadering bestaat uit de mensen die de functies van president en secretaris van deze vergadering uitoefenen.
ART. 10. Een lid van de algemene vergadering heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een ander lid, behorend tot dezelfde Academie.
De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen indien minstens de helft van de leden van iedere Academie aanwezig of vertegenwoordigd is.
ART. 11. De algemene vergadering beslist met de dubbele meerderheid van de vertegenwoordigers van iedere Academie over de punten van de dagorde.
Ieder lid heeft op de algemene vergadering gelijk stemrecht en beschikt over één stem.
In geval van gelijkheid van stemmen wordt het besproken punt verwezen naar een latere vergadering.
ART. 12. De verantwoordelijkheden van de algemene vergadering zijn als volgt:
1° de wijziging van de statuten en de aankondiging van de ontbinding van de vereniging;
2° de benoeming en het ontslag van bestuurders;
3° de jaarlijkse goedkeuring van begrotingen en rekeningen;
4° de benoeming en het ontslag van commissarissen of commissarissen en de bepaling van hun vergoeding in geval van toekenning van een vergoeding;
5° de kwijting verlenen aan bestuurders, commissarissen en commissarissen;
6° de uitsluiting van een effectief lid;
7° de uitoefening van alle andere bevoegdheden die uit de wet of de statuten voortvloeien.
Elk jaar, tijdens de algemene vergadering in mei, worden de rekeningen van het voorgaande jaar en de begroting van het lopende jaar ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering.
ART. 13. De beslissingen van de algemene vergadering worden genotuleerd in een register getekend door de voorzitter en de aanwezigen die dit wensen. Dit register wordt bijgehouden door de vast secretarissen en bewaard door de voorzitter, die het ter beschikking van de leden houdt.
Op hun verzoek worden derden op de hoogte gebracht van de besluiten van de algemene vergadering die voor hen van belang zijn, door uittreksels uit de notulen die door de voorzitter voor echt zijn verklaard. De raad behoudt zich echter het recht voor om dit verzoek niet in te willigen zonder zich te moeten verantwoorden wanneer het belang van de vereniging dit rechtvaardigt.
TITEL IV. - Raad van Bestuur
ART. 14. De vereniging wordt bestuurd en vertegenwoordigd door een bestuursorgaan, in deze statuten “Raad van bestuur » genaamd.
De Raad van Bestuur bestaat uit vier bestuurders, nl. de voorzitters en vast secretarissen van de K.V.A.B. en de A.R.B.
ART. 15. De raad van bestuur beschikt collegiaal over de ruimste bevoegdheden voor het bestuur en het beheer van de vereniging, met uitzondering van wat uitdrukkelijk onder de bevoegdheid van de algemene vergadering valt volgens de wet of de statuten.
ART. 16. De raad van bestuur leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze bij elke gerechtelijke en buitengerechtelijke handeling.
ART. 17. Het voorzitterschap van de raad van bestuur wordt afwisselend voor een jaar waargenomen door de voorzitter van iedere Academie. In geval van verhindering wordt de voorzitter door zijn collega van de andere Academie vervangen.
De twee vast secretarissen van de beide Academiën vervullen in de raad van bestuur van rechtswege gezamenlijk de functie van secretaris-schatbewaarder.
ART. 18. De raad van bestuur vergadert telkens wanneer de goede werking van de vereniging dit vereist, na oproeping van de voorzitter.
De Raad van bestuur moet eveneens binnen de vijftien werkdagen worden bijeengeroepen telkens wanneer ten minste twee bestuurders een verzoek indienen bij de voorzitter, met vermelding van het voorstel dat zij aan de raad van bestuur willen voorleggen en waarin om de vergadering van de raad wordt verzocht.
Tenzij er in de oproeping en de notulen van de vergadering sprake is van een gerechtvaardigde noodsituatie, worden kennisgevingen aan de raad van bestuur per post of e-mail aan de bestuurders gedaan, ten minste acht dagen vóór de datum waarop de raad van bestuur zal vergaderen.
Vergaderingen kunnen op afstand worden gehouden, zonder de fysieke aanwezigheid van de leden, door middel van videoconferentie of een ander elektronisch communicatiemiddel.
Er kan slechts geldig beraadslaagd worden wanneer minstens drie leden aanwezig zijn of vertegenwoordigd door een lid van de vereniging, behorend tot dezelfde Academie.
De beslissingen worden bij unanimiteit genomen; bij gebrek hieraan wordt de zaak aanhangig gemaakt bij de algemene vergadering.
ART. 19. §1. Wanneer de raad van bestuur wordt opgeroepen een beslissing te nemen of uitspraak te doen over een verrichting die binnen zijn bevoegdheid valt en waarbij een beheerder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van financiële aard heeft dat strijdig is met het belang van de vereniging, moet deze bestuurder de andere bestuurders hiervan op de hoogte stellen voordat de raad van bestuur een beslissing neemt. Zijn verklaring en zijn uitleg van de aard van dit tegengestelde belang moeten opgenomen worden in de notulen van de vergadering van de raad van bestuur. Het is de raad van bestuur niet toegestaan deze beslissing te delegeren.
Indien de vereniging op de balansdatum van het laatste afgesloten boekjaar meer dan één van de criteria bedoeld in artikel 3:47, § 2 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen overschrijdt, zal de raad van bestuur in zijn proces verbaal de aard van de beslissing of verrichting en de financiële gevolgen ervan voor de vereniging vermelden en ook verrechtvaardigen. Dit deel van de notulen wordt integraal opgenomen in het bestuursverslag of in het document dat gelijktijdig met de jaarrekening wordt gedeponeerd. Indien de vereniging een commissaris heeft benoemd, worden de notulen van de vergadering aan hem medegedeeld. In zijn rapport beoordeelt de commissaris in een aparte paragraaf de financiële consequenties voor de vereniging van besluiten van de raad van bestuur waarbij een tegengesteld belang bestaat.
De bestuurder met een belangenconflict kan niet deelnemen aan de beraadslagingen van de raad van bestuur over deze beslissingen of verrichtingen, noch deelnemen aan de stemming hierover. Indien de meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders een belangenconflict heeft, wordt de beslissing of verrichting voorgelegd aan de algemene vergadering; in geval van goedkeuring van de beslissing of verrichting door laatstgenoemde kan de raad van bestuur deze uitvoeren.
§2. Paragraaf 1 is niet van toepassing wanneer de beslissingen van de raad van bestuur betrekking hebben op gebruikelijke transacties afgesloten onder normale marktvoorwaarden en op garanties voor transacties van dezelfde aard.
ART. 20. De beslissingen van de raad van bestuur worden onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de secretarissen schatbewaarders genotuleerd in een register, dat getekend wordt door de leden van de Raad. Dit register wordt bewaard door de voorzitter die het ter beschikking van de leden van de vereniging houdt. ART. 21. De raad van bestuur kan onder zijn verantwoordelijkheid het dagelijks bestuur toevertrouwen met gebruik van de handtekening met betrekking tot dit beheer, aan de twee secretarissen-schatbewaarder.
Het dagelijks bestuur omvat handelingen en beslissingen die de behoeften van het dagelijks leven van de vereniging niet overstijgen, evenals handelingen en beslissingen die, hetzij vanwege hun gebrek aan belang, hetzij met het oog op een noodsituatie opgevat in strikte zin, geen tussenkomst van de raad van bestuur rechtvaardigen.
ART. 22. De vereniging kan, indien de financiële middelen het toelaten, onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de secretarissen-schatbewaarder, een of meer bedienden aanwerven die o.m. worden belast met de contacten met de nationale en internationale organismen, de correspondentie onder diverse vormen, de betalingen en het constant bijwerken van de website van de vereniging. ART. 23. De leden van de raad van bestuur dragen, omwille van hun functie, geen enkele persoonlijk verplichting. Hun verantwoordelijkheid is beperkt tot de uitvoering van het mandaat dat zij ontvingen en tot de fouten bedreven in hun bestuur.
TITEL V. - Statutenwijziging
ART. 24. Elk voorstel dat een wijziging van de statuten of de ontbinding van de vereniging tot doel heeft, moet uitgaan van de raad van bestuur of van een vijfde van de leden van de vereniging.
De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen over de wijziging van de statuten wanneer tenminste twee derden van de leden van iedere academie aanwezig of vertegenwoordigd is, met een meerderheid van twee derden van de stemmen en indien de wijziging op de agenda voorkomt en in de uitnodiging werd toegelicht.
Echter, elke wijziging die betrekking heeft op het doel waarvoor de vereniging is opgericht, kan slechts worden aangenomen met een meerderheid van vier vijfde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Indien de eerste algemene vergadering het vereiste quorum niet bereikt, zal er een nieuwe algemene vergadering worden bijeengeroepen volgens dezelfde modaliteiten als de eerste. Deze tweede algemene vergadering zal met een dubbele meerderheid van ten minste de helft van de leden geldig kunnen beslissen over de gedane voorstellen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, op voorwaarde dat zij in gelijk aantal behoren tot iedere academie. De tweede vergadering kan niet eerder worden gehouden dan vijftien dagen na de eerste vergadering
ART. 25. De wijzigingen in de statuten moeten binnen een maand nadat zij door de algemene vergadering werden goedgekeurd, bekendgemaakt worden in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad. Le conseil d'administration est chargé de cette publication.
TITEL VI. - Diverse bepalingen
ART. 26. Het boekjaar van de vereniging vangt aan op 1 januari en wordt ieder jaar op 31 december afgesloten. De raad van bestuur is verplicht ieder jaar, in de eerste helft van het jaar, de rekening van het afgelopen boekjaar en de begroting voor het lopende boekjaar aan de algemene vergadering ter goedkeuring voor te leggen.
Het bijhouden en neerleggen van de rekeningen gebeurt in overeenstemming met de wet.
ART. 27. Bij ontbinding van de vereniging wordt het nettoactief in twee gelijke delen overgedragen aan het patrimonium van beide Academiën.
ART. 28. Alles waarin deze statuten niet voorzien, wordt behandeld overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
DOWNLOAD STATUTEN (Nederlandstalige versie)
