The Royal Academies for Sciences and the Art of Belgium (RASAB) - Statuts
TITRE I. - Nom - Siège - Objet
ART. 1. L'association est constituée sous la forme d’une association sans but lucratif.
La dénomination de l'association est « The Royal Academies for Science and the Arts of Belgium », en abrégé RASAB.
Tous les actes, annonces, publications, correspondance, sites internet et autres documents, sous forme électronique ou non, émanant de l’association doivent mentionner sa dénomination, précédée ou suivie immédiatement des mots « association sans but lucratif » ou du sigle « a.s.b.l. », son numéro d’entreprise ainsi que l’adresse de son siège.
ART. 2. Le siège social est établi en Région de Bruxelles-Capitale au Palais des Académies, rue Ducale 1 à 1000 Bruxelles. Il peut être transféré à tout autre endroit par décision de l'assemblée générale.
ART. 3. L'association est constituée pour une durée illimitée.
ART. 4. L'association a pour but désintéressé de coordonner les activités nationales et internationales incombant conjointement à l'Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique (ARB) et à la Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten (KVAB). (ci-après dénommée séparément « l’Académie » ou ensemble « les Académies »)
Pour réaliser son but, l’association peut notamment accomplir les activités suivantes :
- la coordination ou, au besoin, la création d'organes de concertation nationaux, tels que les Comités nationaux ;
- le paiement des cotisations aux organisations internationales auxquelles adhèrent les deux Académies ;
- le règlement des frais de mission des représentants belges aux assemblées générales de ces organisations, et aux autres réunions où leur présence est requise en raison de l'affiliation de la Belgique à ces mêmes organisations ;
- la représentation de la Belgique dans les organisations internationales scientifiques, artistiques ou culturelles auxquelles les deux Académies sont affiliées et qui n'admettent qu'une seule représentation par pays ;
- le financement des institutions sous leur contrôle ;
- l'exécution des missions incombant conjointement aux deux Académies.
ART. 5. Les ressources de l'association consistent en subsides de l'autorité fédérale et de toute institution qui soutient l'association dans la poursuite de son but statutaire. L'association n'est tenue de s'acquitter des tâches prévues aux art. 4 et 22 que dans la mesure où ses ressources le lui permettent.
TITRE II. - Membres
ART. 6. L'association se compose d'au moins dix membres à savoir les présidents et secrétaires perpétuels ainsi que, au moins, un représentant de chacune des Classes des deux Académies. Il y aura toujours parité de membres entre celles-ci.
Le conseil d’administration tient au siège de l’association un registre des membres. Il peut décider que le registre sera tenu sous la forme électronique.
Le conseil d’administration inscrit toutes les décisions d’admission, de démission ou d’exclusion des membres dans le registre endéans les huit jours de la connaissance qu’il a eu de la décision.
ART. 7. Les membres de l'association doivent être membres ou correspondants d'une des deux Académies. Ensemble, ils constituent l'assemblée générale.
ART. 8. Au cas où un membre de l'association vient à décéder ou cesse autrement de faire partie de l'Académie qu'il représente, il sera aussitôt remplacé, selon le cas, par le président ou le secrétaire perpétuel faisant fonction, ou par un nouveau représentant de la Classe concernée.
Les membres sont libres de se retirer de l'association à tout moment en adressant leur démission par écrit au conseil d'administration.
Le membre qui se rend coupable d'infractions aux statuts de l'association, qui lui cause un préjudice moral ou matériel grave ou qui se rend indésirable par son comportement, peut en être exclu par une décision de l’assemblée générale.
L'exclusion d'un membre est indiquée dans la convocation. Elle sera prononcée si au moins deux tiers des membres sont présents ou représentes et si la décision réunit les deux tiers des voix des membres présents ou représentés. Le membre menacé d'exclusion sera convoqué par lettre recommandée, télécopie ou courrier électronique à l'assemblée générale pour y être entendu en ses explications. Ladite assemblée statuera, même si l'intéressé n'a pas répondu à cette convocation.
Le membre démissionnaire ou exclu et les ayants droits d'un membre démissionnaire, exclu ou défunt, n'ont aucun droit sur le patrimoine de l’association.
TITRE III. - L'assemblée générale
ART. 9. L'assemblée générale se compose de tous les membres, dont chacun a droit de vote.
Elle est convoquée par le conseil d'administration au moins une fois par an et en tout cas au cours du mois de mai.
L'assemblée générale peut en outre être convoquée à la demande du président et du secrétaire perpétuel d'une des Académies, et à la demande d'un cinquième des membres.
La convocation doit pouvoir atteindre les membres au moins quinze jours avant la date prévue.
Le conseil d’administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à l'assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l'association. Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui participent de cette manière à l'assemblée générale sont réputés présents à l'endroit où se tient l'assemblée générale.
L’association doit être en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l'identité des membres.
Le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux membres de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'assemblée et d'exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer. Le moyen de communication électronique doit en outre permettre aux membres de participer aux délibérations et de poser des questions.
La convocation à l'assemblée générale contient une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance.
Le procès-verbal de l'assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vote.
Les membres du bureau de l'assemblée générale ne peuvent pas participer à cette assemblée par voie électronique.
Le bureau de l’assemblée générale est composée des personnes qui exercent les fonctions de président et de secrétaire de cette assemblée.
ART. 10. Un membre de l'assemblée générale peut se faire représenter par un autre membre, appartenant à la même Académie.
L'assemblée générale ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins des représentants de chaque Académie sont présents ou représentés.
ART. 11. L'assemblée générale délibère à la double majorité des représentants de chaque Académie, sur les points à l'ordre du jour.
Chaque membre a un droit de vote égal à l'assemblée générale et dispose d'une voix.
En cas de parité des voix, le point discuté est reporté à une réunion ultérieure.
ART. 12. Les attributions de l'assemblée générale sont les suivantes :
1° la modification des statuts et la prononciation de la dissolution de l'association;
2° la nomination et la révocation des administrateurs;
3° l'approbation annuelle des budgets et des comptes;
4° la nomination et la révocation des vérificateurs aux comptes ou des commissaires et la fixation de leur rémunération dans le cas où une rémunération est attribuée;
5° la décharge à octroyer aux administrateurs, aux vérificateurs et aux commissaires;
6° l'exclusion d'un membre effectif ;
7° l'exercice de tous autres pouvoirs dérivant de la loi ou des statuts.
À l'assemblée générale du mois de mai de chaque année, les comptes de l'année précédente et le budget de l'année courante sont soumis à l’approbation de l’assemblée générale.
ART. 13. Les décisions de l'assemblée générale sont consignées en un registre, et sont signées par le président et par les membres présents qui le souhaitent. Il est tenu par les secrétaires perpétuels, et conservé par le président; tout membre peut se le faire produire.
A leur demande, les tiers sont avisés des décisions de l'assemblée générale les intéressant par extraits des procès-verbaux certifiés conformes par le président. Le conseil se réserve toutefois le droit de ne pas accéder à cette demande sans avoir à se justifier lorsque l’intérêt de l’association le justifie.
TITRE IV. - Le conseil d'administration
ART. 14. L’association est administrée et représentée par un organe d’administration, dénommé « conseil d'administration » dans les présents statuts.
Le conseil d'administration est composé de quatre administrateurs, à savoir les présidents et secrétaires perpétuels des deux Académies.
ART. 15. Le conseil d'administration dispose collégialement des pouvoirs les plus étendus pour l'administration et la gestion de l'association, à l’exception de ce qui révèle expressément de la compétence de l'assemblée générale d'après la loi ou les statuts.
ART. 16. Le conseil d’administration gère les affaires de l'association et la représente dans tous actes judiciaires et extrajudiciaires.
ART. 17. La présidence du conseil d'administration est assumée pour un an, à tour de rôle, par le président de chacune des Académies; en cas d'empêchement, le président est remplacé par son collègue de l'autre Académie.
La fonction de secrétaire-trésorier est assumée conjointement par les deux secrétaires perpétuels.
ART. 18. Le conseil d'administration se réunit chaque fois que l'exige la bonne marche de l'association sur convocation de son président.
Le conseil d'administration doit également être réuni dans les quinze jours ouvrables chaque fois qu'au moins deux administrateurs en formulent la demande au président, précisant la proposition qu'ils entendent vouloir soumettre au conseil et sollicitant la réunion de celui-ci.
Sauf urgence motivée dans la convocation et le procès-verbal de la réunion, les convocations au conseil d'administration sont faites soit par courrier ou courrier électronique aux administrateurs au moins huit jours avant la date à laquelle le conseil se réunira.
Les réunions peuvent se tenir à distance, sans la présence physique de ses membres, par l’usage de vidéoconférence ou d’une autre moyen électronique de communication entre ceux-ci.
Il délibère valablement si trois membres au moins sont présents ou représentés par un membre de l'association appartenant à la même Académie.
Les décisions sont prises à l'unanimité, à défaut de quoi la décision appartient à l'assemblée générale.
ART. 19. §1. Lorsque le conseil d’administration est appelé à prendre une décision ou à se prononcer sur une opération relevant de sa compétence à propos de laquelle un administrateur a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de l’association, cet administrateur doit en informer les autres administrateurs avant que le conseil d’administration ne prenne une décision. Sa déclaration et ses explications de la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration. Il n’est pas permis au conseil d’administration de déléguer cette décision.
Si l’association, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, dépasse plus d’un des critères visés à l’article 3:47, § 2 du Code des sociétés et des associations, le conseil d’administration décrit dans le procès-verbal la nature de la décision ou de l’opération visée ci-dessus et les conséquences patrimoniales de celle-ci pour l’association et justifie la décision qui a été prise. Cette partie du procès-verbal est reprise dans son intégralité dans le rapport de gestion ou dans le document déposé en même temps que les comptes annuels. Si l’association a nommé un commissaire, le procès-verbal de la réunion lui est communiqué. Dans son rapport, le commissaire évalue, dans une section séparée, les conséquences patrimoniales pour l’association des décisions du conseil d’administration pour lesquelles il existe un intérêt opposé.
L’administrateur ayant un conflit d’intérêts ne peut prendre part aux délibérations du conseil d’administration concernant ces décisions ou opérations, ni prendre part au vote sur ce point. Si la majorité des administrateurs présents ou représentés a un conflit d’intérêts, la décision ou l’opération est soumise à l’assemblée générale ; en cas d’approbation de la décision ou de l’opération par celle-ci, le conseil d’administration peut les exécuter.
§2. Le paragraphe 1er n’est pas applicable lorsque les décisions du conseil d’administration concernent des opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché pour des opérations de même nature.
ART. 20. Les décisions du conseil sont consignées dans un registre tenu sous la responsabilité des deux secrétaires-trésoriers. Elles sont signées par les membres du conseil. Le registre est conservé par le président et peut être consulté par tout membre de l'association.
ART. 21. Le conseil d'administration peut, sous sa responsabilité, déléguer la gestion journalière, avec l'usage de la signature afférente à cette gestion, aux deux secrétaires-trésoriers.
La gestion journalière comprend les actes et décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’association, de même que ceux qui, soit en raison de leur peu d’importance, soit eu égard à une urgence entendue au sens strict, ne justifient pas une intervention du conseil d’administration.
ART. 22. Si ses ressources le lui permettent, l'association peut recruter, sous la responsabilité conjointe des secrétaires-trésoriers, un ou des employés chargés notamment des contacts avec les organismes nationaux et internationaux, de la correspondance sous ses diverses formes, des paiements et de la tenue à jour du website de l'association.
ART. 23. Les membres du conseil d'administration ne contractent en raison de leur fonction aucune obligation personnelle. Leur responsabilité se limite à l'exécution du mandat qu'ils ont reçu et aux fautes commises dans leur gestion.
TITRE V. - Modification des statuts
ART. 24. Toute proposition de modification des statuts ou de dissolution de l'association doit émaner du conseil d'administration ou d'un cinquième au moins des membres de l'association.
L'assemblée générale ne peut délibérer à ce sujet qu'à la double majorité des deux tiers au moins des membres appartenant à chaque Académie présents ou représentés et des deux tiers au moins des voix des membres présents ou représentés, et pour autant que le point ait été prévu dans l'ordre du jour annexé à la convocation.
Toutefois, la modification qui porte sur le but en vue duquel l'association est constituée, ne peut être adoptée qu'à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou représentés.
Si le quorum requis n'est pas atteint, une nouvelle assemblée générale, dûment convoquée comme la première, pourra statuer à la double majorité d'au moins la moitié des membres, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés, à condition qu'ils appartiennent en nombre égal à chaque Académie. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion.
ART. 25. Les modifications des statuts doivent être publiées aux annexes du Moniteur Belge dans le mois de leur approbation par l'assemblée générale. Le conseil d'administration est chargé de cette publication.
TITRE VI. - Divers
ART. 26. L'année comptable de l'association court du 1er janvier au 31 décembre. Le conseil d'administration est tenu de soumettre chaque année, dans le courant du premier semestre, les comptes de l'exercice écoulé et le budget de l’exercice en cours à l'approbation de l'assemblée générale.
La tenue et le dépôt des comptes s’effectuent conformément à la loi.
ART. 27. En cas de dissolution de l'association, l'actif net de celle-ci sera attribué, à parts égales, au patrimoine de chaque Académie.
ART. 28. Tout ce qui n’est pas prévu par les présents statuts sera réglé conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations.
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